wie digitalisiert und archiviert ihr Papierdokumente?

[Mr.Tequila]

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Leute,

wie macht ihr das?
wie digitalisiert und archiviert ihr Dokumente

wir machen das hier per Scanner als .pdf Datei
finde das aber etwas umständlich, weil man jeder Datei einen wiedererkennbaren Namen geben muss

gibts da was Smarteres?

 

[marcus67]

Ja, Archivierungssysteme.

Ich benutze privat und in der Firma EcoDMS.

 

[Mr.Tequila]

übernimmt das auch das Digitalisieren?

wie lange dauert das, und in welcher Form werden die Dokumente digitalisiert?

 

[marcus67]

übernimmt das auch das Digitalisieren?

wie lange dauert das, und in welcher Form werden die Dokumente digitalisiert?

Man scannt ein Dokument in einen speziellen Ordner. Aus diesem Ordner werden die Dokumente (normal als PDF) automatisch importiert. Per OCR wird das Dokument als Volltext indiziert. Zusätzlich ist eine manuelle Klassifizierung und Einordnung mit ein paar Klicks möglich.

 

[Mr.Tequila]

Man scannt ein Dokument in einen speziellen Ordner. Aus diesem Ordner werden die Dokumente (normal als PDF) automatisch importiert. Per OCR wird das Dokument als Volltext indiziert. Zusätzlich ist eine manuelle Klassifizierung und Einordnung mit ein paar Klicks möglich.

der PDF Scanner erkennt also die Art des Dokumentes (Liebesbrief von meiner Geliebten) und vergibt der PDF Datei automatisch den Namen: "Liebesbrief von Susi an Tequila vom 03. Nov 2025" ??

so ähnlich ??

wenn ich den Brief jetzt auf den Scanner lege, bekomme ich folgenden Namen im Scan Ordner: "Doc208468590083754800z37tui78.pdf"
was soll ich damit in 2 Jahren anfangen?
kein Schwein weiß dann mehr, was diese pdf Datei sein soll

 

[Travel4Fun]

Ich nehme Paperless NGX. Einfach mal googlen.

Paperless-ngx

docs.paperless-ngx.com

 

[marcus67]

der PDF Scanner erkennt also die Art des Dokumentes (Liebesbrief von meiner Geliebten) und vergibt der PDF Datei automatisch den Namen: "Liebesbrief von Susi an Tequila vom 03. Nov 2025" ??

so ähnlich ??

wenn ich den Brief jetzt auf den Scanner lege, bekomme ich folgenden Namen im Scan Ordner: "Doc208468590083754800z37tui78.pdf"
was soll ich damit in 2 Jahren anfangen?
kein Schwein weiß dann mehr, was diese pdf Datei sein soll

Das hängt davon ab...

Wenn Dokumente immer ein bestimmtes Format haben, kann über Regeln eine automatische Klassifizierung vorgenommen werden. Ansonsten muss das manuell erfolgen. Das geht aber sehr schnell und einfach, sobald eine entsprechende Struktur definiert wurde.

Unabhängig davon kann immer die Volltextsuche genutzt werden.

 

[Mr.Tequila]

Wenn Dokumente immer ein bestimmtes Format haben, kann über Regeln eine automatische Klassifizierung vorgenommen werden.

das ist klar, und leuchtet auch sofort ein
aber der Liebesbrief erfüllt ja diese Kriterien genau ... nicht

Ansonsten muss das manuell erfolgen.

das ist natürlich schlecht
vor allem wenn es um einen Berg Papier geht, bei dem man nicht weiß, ob man den jetzt einfach in die große Papiertonne treten soll, bzw. n schönes Feuerchen machen, oder ob Teile davon nochmal relevant werden könnten

das manuell zu archivieren
da sitze ich auf die oben erwähnte Weise locker 1 Jahr lang dran

 

[cVxAA]

Ich nehme Paperless NGX. Einfach mal googlen.

Paperless-ngx

docs.paperless-ngx.com

Kann ich empfehlen und nutze ich auch. Beherrscht u.a. auch automatisches Klassifizieren anhand von Tags/Schlagworten oder anderen Kriterien die im Text gefunden wurden. Mit einem Dokumentenscanner der Duplex ADF beherrscht ist das dann eine relativ einfache Tätigkeit (gibt diverse Hersteller, hatte vor Jahren einen Epson gekauft, der immer noch seinen Dienst tut).

 

[marcus67]

das ist klar, und leuchtet auch sofort ein
aber der Liebesbrief erfüllt ja diese Kriterien genau ... nicht

das ist natürlich schlecht
vor allem wenn es um einen Berg Papier geht, bei dem man nicht weiß, ob man den jetzt einfach in die große Papiertonne treten soll, bzw. n schönes Feuerchen machen, oder ob Teile davon nochmal relevant werden könnten

das manuell zu archivieren
da sitze ich auf die oben erwähnte Weise locker 1 Jahr lang dran

Das hängt auch davon ab, wie viel Du manuell erfasst. Ich habe nur eine Hand voll Ordner (Vermietung, Haus, Auto, Anschaffungen, Versicherungen etc.) und ein paar Dokumentenarten (Rechnung, Vertrag usw.). Diese beiden Kriterien auszuwählen dauert pro Dokument 3-5s. Für den Rest nutze ich den Volltextindex.

Im Büro haben wir noch ein paar Kriterien mehr (Buchungsperiode, Rechnungsnummer usw.) aber selbst das ist keine so große Sache.

Klar, wenn man vor einem Papierberg von der Größe von mehreren Umzugskartons sitzt, wird das aufwendiger. Das gilt aber für jeglichen Umgang mit diesem Papierberg.

 

[Mr.Tequila]

Das hängt auch davon ab, wie viel Du manuell erfasst. Ich habe nur eine Hand voll Ordner (Vermietung, Haus, Auto, Anschaffungen, Versicherungen etc.) und ein paar Dokumentenarten (Rechnung, Vertrag usw.). Diese beiden Kriterien auszuwählen dauert pro Dokument 3-5s. Für den Rest nutze ich den Volltextindex.

ich hätte hier 20 Jahre Papierkrieg, in dem ich fast ersticke

naja, dann hilft wohl nur die große Papiertonne, alles rein, und hoffen, dass Murphys Law mal ausnahmsweise nicht zuschlagen möge

 

[marcus67]

ich hätte hier 20 Jahre Papierkrieg, in dem ich fast ersticke

Da ist es tatsächlich sinnvoller, einfach alles in eine große Kiste zu packen. - 99% wird man eh nie wieder brauchen.

Unabhängig davon würde ich aber dennoch empfehlen, für die Zukunft und evtl. die letzten 3-5 Jahre digital zu arbeiten.

 

[Mr.Tequila]

in 3 bis 5 Jahren will ich in Rente sein

es gibt das KonMari Gesetz, das besagt, dass alles, was man an Krams ein Jahr lang nicht in die Hand genommen hat, weggeworfen werden kann
also auch Papiere

aber es gibt auch Murphys Gesetz, das besagt, dass wenn du die Sache dann weggeworten hast, du sie genau am nächsten Tag hättest brauchen können

 

[marcus67]

es gibt das KonMari Gesetz, das besagt, dass alles, was man an Krams ein Jahr lang nicht in die Hand genommen hat, weggeworfen werden kann
also auch Papiere

Ich fürchte, das steht nicht im Einklang mit deutschem Steuerrecht.

Weiterhin gibt es genügend Dinge (Versicherungspapiere z.B.), die man im Zweifel doch noch benötigt.

 

[Mr.Tequila]

das ist mir im Zweifel wurschd, und dann das Problem der neuen Eigentümer

 

[abcdefg]

Hier auch klare Empfehlung für paperless-ngx! Bei Fragen gerne melden.

 

[Mr.Tequila]

Danke für die Tips
bringt vermutlich lediglich für die Zukunft was

jetzt Tonnen an "Altpapier" damit zu digitalisieren und zu archivieren dürfte den Aufwand nicht lohnen
oder doch ??!

lohnt sich natürlich nur dann, wenn die Dokumentenerkennung einigermaßen automatisiert abläuft
händisch hingegen ... no way

 

[Travel4Fun]

...
lohnt sich natürlich nur dann, wenn die Dokumentenerkennung einigermaßen automatisiert abläuft
händisch hingegen ... no way

Da läuft automatisch eine OCR drüber, so daß man alle Dokumente quasi Volltext durchsuchen kann. Probier es doch einfach an ein paar Dokumenten aus, ob dir das langt.

 

[Tiversin]

ECODMS:

ich erlaube es mir mal @marcus67 Ausführungen zu erweitern

Man verschlagwortet die Dokumente

Liebesbrief Barbara

Liebesbrief Claudia

Liebesbrief Gundula

Todesanzeige Tequila Gundula Claudia Barbara

Sobald EcoDMS diese Schlagworte findet sortiert das Programm "automatisch" ein.
Die "" deshalb weil Du eine entprechende Struktur selber definieren musst/solltest

Am Anfang ist der Aufwand etwas höher und ab und zu muss nachjustiert werden. Sobald die Struktur steht, wird nur noch gescannt.
Ab und zu mal prüfen ob es passt und das war es dann auch.

Link zum Handbuch

Preis Leistungsverhältnis passt.
Ich hatte damals (ist schon ein paar Jahre her) ein paar Schulungstunden dazu gebucht.
Daten bleiben im Unternehmen ( NAS ) nicht diese unsägliche Cloudgeschichte.

Damals : Noch nichtmal vierstelliger Investitionsbetrag

 

[antwort]

Gab es hier nicht schonmal einen guten Fred zu diesem Thema? Finde ihn auch grad nicht mehr, ...

 

[Ed Size]

Hier auch klare Empfehlung für paperless-ngx! Bei Fragen gerne melden.

Gibt es irgendwo eine Möglichkeit das das "out-of-the-box" auf einem Mac läuft, suche seit Tagen nach einer entsprechenden Software, meistens sind die Anforderungen an den User zu hoch für mich bzw. habe ich nicht die Nerven mich ein zwei Wochen mit so etwas zu beschäftigen um ein paar hundert Dokumente im Jahr automatisch abzulegen.

Habe es mit Hazel versucht, Ergebnis = geht so. Wenn ich es richtig sehe bräuchte ich eine AI in der Software, Datei-Butler erschien mir vernünftig ist aber nicht für Mac.

 

[Mr.Tequila]

ich hab jetzt mein ganzes papierbezogenes Berufsleben in leitender Funktion (25+ Jahre) aus den Aktenhängeschränken samt der Hängeakten in Umzugskartons gepackt, projekt- oder kundenbezogen sortiert, und in einen großen Bürocontainer auf dem Firmenhof gepackt, gestapelt und geparkt
waren schon ne Menge solcher Umzugskartons

damit können die Firmennachfolger dann machen, was sie wollen

 

[Mr. Hard]

Es wird alles geschreddert

 

[Paco]

Habe mir vor nem Jahr den WorkForce ES-580W gekauft und alle meine (und die von +1) Aktenordner eingescannt. Eingehende Briefe scanne ich mit Knopfdruck auf meine NAS und sortiere dann. Sonst wird alles in den Aktenvernichter gepackt.

 

[mf_2]

Gab es hier nicht schonmal einen guten Fred zu diesem Thema? Finde ihn auch grad nicht mehr, ...

Aber sicher:
Thema 'Dokumentenmanagement-Software gesucht'
https://www.vielfliegertreff.de/forum/threads/dokumentenmanagement-software-gesucht.150710/

Ich hatte ja auch paperless-ngx probiert, es schlief aber irgendwann wieder ein. Gerade für die Steuer stell ich mir das aber echt praktisch vor wg. Mehrfachklassifizierung („ist der Zettel für die Zinsen der Mietwohnung nun im Ordner der LBS, der immo oder des Steuerberaters?“).
Ich habe mittlerweile auch NAS-technisch aufgerüstet. OCR sollte daher schneller gehen. ADF Duplex Scanner ist aber Pflicht, macht es viel einfacher.

und aus aktuellem Anlass: die Frage ist nicht, ob ihr euch Ransomware einfangt, sondern wann. Daher immer Backups (und ab und an Disaster Recover Tests!!!) machen. Insbesondere wenn ihr all-digital geht. Wenn der Papierstapel im Zweifel noch irgendwo im Karton liegt ist es nicht ganz so tragisch.