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Liebe Blogger und Versierte auf dem Gebiet Geschäftsreisen mit Privataufenthalt,
Ich habe folgende Fragen, die den Fall beschreiben, wenn eine Geschäftsreise mit Urlaub kombiniert wird:
Das Unternehmen / Der Arbeitgeber schickt 4 Personen zu einem Kongress und Arbeitsreffen nach Santiago de Chile. Die Reise beginnt am Sonntag, 14.01.18. und endet am Sonntag, 21.01.18. Startpunkt ist Konstanz, Deutschland, der Flug geht von Zürich aus via Zwischenlandung in Paris nach Santiago de Chile. Aufgrund der langen Reisezeit nach Chile (mehr als 20 Stunden) kommt das Flugzeug erst am 15.01.18 in Chile an – der Rückflug startet am Samstag, 20.01.18. Das Unternehmen reserviert ein Hotel vom 15.01.18 (Check-in) bis zum 20.01.18 (Check-out) und übernimmt den Aufwand für Verpflegung in Form eines Tagesgeldes für Ihre Mitarbeiter.
Meine Fragen sind die folgenden:
Vielen herzlichen Dank im Voraus für hilfreiche Tipps und Ratschläge, ich hoffe, ihr könnt mir weiterhelfen!
Ich habe folgende Fragen, die den Fall beschreiben, wenn eine Geschäftsreise mit Urlaub kombiniert wird:
Das Unternehmen / Der Arbeitgeber schickt 4 Personen zu einem Kongress und Arbeitsreffen nach Santiago de Chile. Die Reise beginnt am Sonntag, 14.01.18. und endet am Sonntag, 21.01.18. Startpunkt ist Konstanz, Deutschland, der Flug geht von Zürich aus via Zwischenlandung in Paris nach Santiago de Chile. Aufgrund der langen Reisezeit nach Chile (mehr als 20 Stunden) kommt das Flugzeug erst am 15.01.18 in Chile an – der Rückflug startet am Samstag, 20.01.18. Das Unternehmen reserviert ein Hotel vom 15.01.18 (Check-in) bis zum 20.01.18 (Check-out) und übernimmt den Aufwand für Verpflegung in Form eines Tagesgeldes für Ihre Mitarbeiter.
- Mitarbeiter “A” reist vom 14.01.18 bis Samstag, 20.01.18. Diese Person nimmt keinen Urlaub und reist nur zu Arbeitszwecken. Ihr Flugticket kostet 2000€.
- Der zweite Mitarbeiter “B” reist am Freitag, 12.01.18, in Deutschland ab. Da der Flug erst abends losgeht, arbeitet er am Morgen des 12.01.18 noch im Unternehmen. Diese Person kommt am Samstag, 13.04.18, in Chile an und übernimmt die Nacht von Samstag auf Sonntag auf eigene Kosten (70€). Zurück reist der Mitarbeiter „B“ zusammen mit dem Mitarbeiter „A“ im selben Flug nach Deutschland. Sein Flugticket kostet 1800€
- Mitarbeiter “C” reist gemeinsam mit Mitarbeiter “A” nach Chile. Aber er bleibt bis Freitag, 26.01.18, in Chile und kommt am Samstag, 27.01.18 zurück nach Deutschland. Diese Person nimmt daher Urlaub und bleibt nach den Arbeitstagen länger privat in Chile, genauer gesagt, vom Sonntag, 21.01.18, bis Freitag, 26.01.18. Während seiner Urlaubstage nimmt er sich auf eigene Kosten ein Hotel und erhält kein Tagesgeld. Sein Flugticket kostet 1600€
- Mitarbeiter “D” reist gemeinsam mit “B” nach Chile. Da der Flug erst abends losgeht, arbeitet er am Morgen des 12.01.18 noch im Unternehmen. Also, am Freitag, 12.01.18 und reist mit Person “C” zurück, also am Freitag, 26.01.18. Diese Person übernimmt ebenfalls seine privaten Hotel- und Verpflegungskosten während seiner Urlaubstage selbst. Das Flugticket kostet 1400€.
Meine Fragen sind die folgenden:
- Mitarbeiter “A” dient als Referenz, wenn die Reise nach Chile nur zu Arbeitszwecken erfolgt. Wie können die Kosten der Flugtickets für Mitarbeiter “B”, “C” und “D” kalkuliert und ermittelt werden, die ihre Reise (anteilig) bezahlen müssen, da sie zusätzlich Urlaub nehmen?
- Spielt bei der Flugpreiskalkulierung in der vorigen Frage die Ersparnis des Unternehmens eine Rolle? Noch einmal die Ticketpreise: das Ticket der Person “A” kostet 2000€, das der Person “B” 1800€, das der Person “C” 1600€ y das der Person “D” 1400€.
- Bei der Kalkulation der Frage 1: zählen die Wochenenden bereits als private Urlaubstage? Insbesondere für Mitarbeiter “B”, der am Freitag abreist, wäre relevant, ob der Freitag und Samstag jeweils als privater Urlaubstag zählen?
- Bezüglich der legalen Besteuerrungsregelung für Geschäftsreisen: Da die Tickets der Personen “B”, “C” y “D” allesamt günstiger sind als bei Referenzperson “A”, ist es generell möglich, dass das Unternehmen den Gesamtpreis der jeweiligen Tickets voll übernimmt, obwohl die Reisen stets mit privaten Gründen verbunden wurde, aber eben dennoch kostengünstiger sind für das Unternehmen? Welche Regelung wird hier für solche Misch-Aufenthalte üblicherweise getroffen?
- Eine weitere Frage wäre, wie es mit einem Home-Office bestellt ist während der offiziellen Urlaubstage? Was passiert also, wenn ein Mitarbeiter während seinem Privataufenthalt in Chile Home-Office-Stunden absolviert, ohne, dass ihm weder Hotelkosten noch Tagegeld bezahlt wurden? Wie werden diese Home-Office-Stunden oder –Tage also bewertet: als Arbeitstage, als Urlaubstage oder neutral, wenn der Mitarbeiter seine Flugkosten bei einem Arbeitsaufenthalt mit anschließendem Urlaub anteilig selbst bezahlen muss?
Vielen herzlichen Dank im Voraus für hilfreiche Tipps und Ratschläge, ich hoffe, ihr könnt mir weiterhelfen!
